شرح وظایف کارکنان مالی و اداری

شرح وظایف کارکنان مالی و اداری

 مقدمه

 امـور مالی (سازمان مالی(

تعریف

        مجموعه ای است از واقعیتها, اصول و تئوریهائی که با تامین و بکارگیری منابع مالی توسط افراد و واحـدهای مختلف ارتباط دارد .

ماموریت

 برنامه ریزی بمنظور تهیه و تنظیم دستورالعملها ، روشها و رویه های مالی بمنظور ایجاد هماهـنگی و انجـام عمـلیات حسابداری  در واحد های مختلف بر اساس استانداردهای تعیین شده .

 برنامه ریزی بمنظور تامین مالی، بودجه بندی ، ارزیابی پروژه های سرمایه گذاری برای طرح ریزی استراتژیهای بازاریابی و قیمـت گذاری محصولات .

 برنامه ریزی بمنظور انجام تجزیه و تحلیل نسبتهای مالی واحدهای مختلف و بررسی گزارشهای مالی و روشن نمودن وضعیت مالی شرکت و ارائه گزارشات .

-1 مدیر امـور مالی

-1-1 تعریف

مـدیر مالی « حسابدار حرفه ای »  اسـت که دارای « صلاحیت حرفه ای » بوده وضمن دارا بودن آگاهی های کلی در زمینه های متنوع امور مالی ودانش مدیریت ، در یک یا چند زمینه مشخص مالی نیز متخصص است .

-2-1حدود مسئولیتها

برنامه ریزی ،هدایت و هماهنگی و کنترل فعالیتهای مالی شـرکت در چهارچوب مقررات ، قوانین ، آئین نامه ها و دستورالعملهای مصوب و ایجاد هماهنگی برای انجام وظایف محوله و درون سازمانی و سایر ذینفعان مجاز به بهره برداری از اطلاعات مالی و ایجاد بخشها و دوایر یا رده های متعدد در حیطه مسئولیت ، برای تحصیل اهداف امور مالی . مدیرمالی همچنین در تدوین ضوابط ارتقاء کارکنان امور مالی , نقش اساسی دارد .

-3-1 شرح وظایف

-1  مشارکت در برنامه ریزی و ارائه پیشنهادات وسیاستهای اعتباری و وصول مطالبات ونظارت برحسن اجرای آنها.

-2 اعمال مدیریت بر وجوه نقـد و سایر دارائیهای پولی و تامین وجوه نقد اضافی در مواقع ضروری .

-3نگهداری سوابق و مدارک مالی , کنترل فعالیتهای مالی , مشخص کردن انحرافات از عملکرد کارآمد و طرح ریزی شده همچنین اعمال مدیریت در پرداخت حقوق و دستمزد, امور مالیاتی  موجودیها , دارائیهای ثابت و عـملیات کامپیـوتری .

-4 برنامه ریزی و سازماندهی بمنظور انجام وظایف مختلف امور مالی شـرکت .

-5 تهیه و تنظیم خط مشی ها , دستورالعملها , روشها و رویه های مالی و تهیه و طراحی فرم های مورد نیاز، بمنظور ایجاد هماهنگی در انجام امورمالی  واحدهای مختلف.

-6تصمیم گیری واعلام نظر نهایی در موارد پیدایش اختلاف نظر بین واحدهای تابعه .

-7 دریافت گزارشهای مالی از واحدها ، پروژه ها و سایر مدیریت ها وبررسی و اظهارنظر بر آنها و تحلیل مغایرتها .

-8 اعمال نظارت و کنترل بمنظور حسن اجرای قوانین , مقررات , دستورالعملها وبخشنامه های مالی در واحد های مختلف .

-9طبقه بندی حسابها ـ ودرصورت نیاز ـ طبقه بندی گروه کالاها وکدینگ مربوط به موجودیها و انبار، براساس سیستم های مکانیزه وپیشنهاد وتائید تغییر یا تهیه سیستـم های نرم افزاری مالی بصورت سفارشی یا پکـیـج .

-10 نظارت و کنترل بمنظور حفـظ و نگهداری اموال و دارائیهای شـرکت .

-11 برنامه ریزی بمنظور انجام تجزیه و تحلیل های ترازنامه و سود وزیان و صورت منابع و مصارف واحدهای مختلف .

-12برنامه ریزی وکنترل اقلام بمنظور اداره دارائیها وسرمایه در گردش شـرکت و تامین اعتبار مورد نیاز واحد های مختلف بر اساس بودجه سالانه که مورد تصویب هیئت مدیره شـرکت رسیده باشد .

-13 پیش بینی ، طرح ریزی و ارائه بودجه  دوره ای شرکت براساس برنامه ها ، پروژه ها وسفارشات و نیازهای اعلام شده واحدهای مختلف واستراتژی اعلام شده ازسوی هیئت مدیره ، با درنظرگرفتن روند سنواتی منابع ومصارف و تغییرات احتمالی آتی .

-14 ارزیابی عملکرد واحد ها با توجه به بررسیها و نتایج گزارشهای مالی و ارائه گزارش برای مقام مافوق .

-15 ارزیابی مستمر سیستمها , روشها , و فرضهای مرتبط با امور مالی واعلام نقاط قوت و ضعف روش های اجرایی موجود و ارائه پیشنهادات اصلاحی .

-16 انجام وظیفه بعنوان عامل کنترلی بر اساس شرح وظایف مصوب ودستورالعمل های درون سازمان منطبق با استانداردهای حسابداری .

-17 تنظیم گزارشات مالی عندالاقتضا.

-18 برنامه ریزی بمنظور حسابرسی ضمنی و پایان سال واحدهای مختلف بمنظور حسن انجام کار بر اساس صلاحدید مقام مافوق .

-19 عضویت و شرکت در جلسات کمیته وام، معاملات وسایرکمیته ها یا جلسات یا سمینارهای داخلی یا خارجی شـرکت  به تشخیص مـدیریت شـرکت.

-20برنامه ریزی واجرای طرح های مصوب مزایای کارکنان و نظارت بر حسن اجرای نظام های پرداخت پرسنلی، بمنظور ایجاد انگیزش در کارکنان.

-21بررسی و تطبیق فعالیتها با بودجه مصوب و تجزیه و تحلیل انحرافات .

-22 تشخیص وتامین نیازهای آموزشی و تخصصی کارکنان تحت مـدیریتی همگام با ضرورتهای شـرکت .

-23 سازماندهی و جابجایی پست های درون سازمانی یا تغییر شرح شغل کارکنان امور مالی، با توجه به نیازهای امورمالی شرکت وتوانایی های کارکنان .

-24 تشخیص نیاز و اعزام کارکنان به ماموریتهای مورد نیاز حسب مورد .

-25تصویب هر نوع گزارش از جمله گزارشات  دریافت و پرداخت و اموال و صحت و سقم دفاتر قانونی و ثبت ماشینی .

-26 سایر وظایف محوله بر اساس سیستمهای مدون وبه تشخیص مـدیریت محتـرم شـرکت .

-2سرپرست حسابداری

-1-2 خلاصه مسئولیتهـا و اخـتیارات

.کنترل حساب مشتریان وانجام تعـدیلات لازم .

پیگیری تسویه حساب با بدهکاران .

.پیگیری ضمانتنامه ها و اسناد تضمینی .

. همکاری در عملیات بستن حسابهای پایان دوره مالی .

. کنترل و نظارت بر حسن اجرای شرح وظایف پرسنل حسابداری .

. پیگیری گشایش اعتبارات اسنادی و سفارشات خارجی .

. کنترل صحت مدارک ضمیمه اسنادحسابداری

. کنترل محاسبات دریافت ها و پرداخت ها .

. صحت سرفصل (کد ) آرتیکل های اسناد حسابداری صادره.

.کنترل گردش و مانده حسابها.

.   هماهنگی و همکاری با حسابرسان شرکت بمنظور شفاف سازی و رفع ابهام از حسابها و اسناد و ارتقاء کیفی  گزارشات ارائه شده توسط آنها .

ارائه گزارش واعلام بموقع هرگونه محدودیت در انجام امور محوله و یا هرگونه نقطه ضعف در روشهای اجرائی ، بهمراه پیشنهادات اصلاحی ، به مدیر مالی.

-2-2شرح وظایف

انجام کلیه امور محوله صرفا" بر اساس روشهای مدون , آئین نامه ها و دستورالعملها ی تصویب شده و در صورت عدم دسترسی به روشهای لازم در زمینه های مـورد نظر یا تشخیص ضرورت تعـدیل روشهای موجود استعلام موضوع از مدیر مالی قبل از هـرگـونه اقـدام اجـرائی .

. ارائه گزارشات مالی مورد نیاز به مسئولین مافوق .

. تهیه و تنظیم صورتهای مغـایرت مربوط به حسابهای فی مابین با سایر شرکتها یا پیمانکاران ومشتریان و سایر افراد طرف حساب با شرکت و اقـدام جهت رفع مغایرت آنها و ارائه گزارش مربوطه به مدیرمالی .

.صدور درخـواست پرداخت ازطریق حسابهای بانکی یا تنخواه گردان ، جهت تائیـد مدیر مالی وتصویب مـدیریت - در صورت لزوم - پس ازاطمینان از کفـایت مدارک ومستـندات مربوطه و کنترل مانده ها و سوابق قبلی.

پیگیری جهت تسویه حساب پیش پرداختها , قراردادها و سایربـدهـی ها و مـطالبات شرکت .

. تهیه نسخه پشتیبانی از سیستمهای مکانیزه در اختیار بر روی دیسکهای کامپیوتری به صورت روزانه و نگهداری آنها در محل امن ، پس از اطمینان از صحت فایل های اطلاعاتی موجود برروی آنها .

. ثبت ضمانت نامه ها و سپرده های شرکت نزد اشخاص و پیگیری وصول آنها در موعـد مقـرر.

. نظارت و کنترل بر اجرای صحیح امورمحوله در چارچوب شرح وظایف تعیین شده جهت کارکنان واحد حسابداری .

پاسخگویی ورفع سؤالات و مشکلات فنی پرسنل واحد حسابداری ودر صورت لزوم  انتقال موارد به مدیر مالی جهت تعیین تکلیف .

. هماهنگی بامدیر مالی جهت انجام امور محوله به حسابداری و پیشبرد اهداف و برنامه های تعیین شده .

. نگهداری وراهبری سیستم های مکانیزه حسابداری و صندوق و حقوق و دستمزد و سایر سیستمهای نرم افزاری مورد نیاز برحسب مورد  وثبت روزانه اطلاعات لازم در آنها .

. صدور اسناد مربوط به بستن حسابها و سند افتتاحیه .

. همکاری با مدیر مالی و سایر واحدهای امور مالی جهت عملیات بستن حسابها در پایان دوره مالی و تهیه صورتهای مالی اساسی و صورتها و گزارشات میان دوره ای .

رتباط با بانک های طرف حساب شرکت .

. پیگیری گشایش اعتبارات اسنادی و کنترل مدارک به منظور اطمینان از صحت انجام کار در حداقل زمان ممکن .

. بستن حسابها وتهیه صورتهای مالی قانونی و گزارشات پایان سال تحت نظر مدیر مالی یا مشاوران معرفی شده به این منظور، که با تشخیص مقام مافوق صورت خـواهد گرفت .

کنترل اصالت قانونی مستندات پیـوست سند حسابداری وصحت مبالغ وعدم قلم خوردگی ومخدوش بودن آنها وتطیق پرداختها با قوانین داخلی شرکت و استانداردها و رویه های موجود .

.کنترل سرفصل حسابها در کلیه سطوح آرتیکل های موجود در اسناد از نظر انطباق حساب با مدارک ضمیمه و موضوع سند و استانداردها و رویه های حسابداری و قوانین شرکت .

. کنترل صحت محاسبات مربوط به دریافت ها و پرداخت های شرکت .

.کنترل مدارک و مستندات ضمیمه اسناد از نظر کفایت مدارک وصحت محاسبات ، جمع تعدادی و ریالی فاکتورها ، کفایت تائید کنندگان و ...

. تائید و امضا اسناد پس از انجام کلیه کنترل های لازم .

. ارجاع اسناد در فاصله زمانی تعیین شده جهت رویت وتائید نهایی مدیر مالی .

.کنترل گردش حسابها و مانده آنها و اعلام موارد مشکوک یا اشتباهات به مدیر مالی جهت پیگیری یا صدور اسناد اصلاحی .

.کنترل دوره ای حسابهای باز نظیر پیش دریافت ها و پیش پرداخت ها، حسابها واسناد دریافتنی و پرداختنی ، بمنظور تسویه حساب یا انجام ثبت های لازم .

. پیگیری تسویه حسابهای تنخواه گردانها در پایان دوره مالی یا در سایر مقاطع اعلام شده از سوی مدیر مالی .

. پیگیری وگـزارش اشتباهات موجود درحسابها ازنقطه نظر سرفصل وکدینگ حسابها واقدام درجهت اصلاح اشتباهات .

. تائید کنترل های صورت گرفته توسط مسئول صدور سند و بررسی اسناد اصلاحی مربوطه و تائید کنترل ممیزی اسناد .

.کنترل ثبت ماشینی وتائیـد اسناد بمنظور قطعی نمودن آنها و صحت اطلاعات ثبت شده در کامپیوتر .

..تائید هر نوع گزارش از جمله گزارشات  دریافت و پرداخت و اموال و صحت و سقم دفاتر قانونی و ثبت ماشینی .

. نظارت برثبت بموقع دفاترقانونی (روزنامه وکل) براساس اسناد قطعی شده حسابداری یاخلاصه اسناد حسابداری تهیه شده از سیستم کامپیوتری ، مطابق آئین نامه ثبت ونگهداری دفاترقانونی مصوب وزارت اموراقتصادی ودارایی .

.کنتـرل وتطبیـق هرنوع پرداخت ، با سوابق قبلی (مانده بدهی یا بستانکاری قبلی ).

. کنترل قراردادهای شرکت با واحد های مختلف و اشخاص یا شرکتهای ثالث در هر مرحله از پرداخت و تائید  پیشرفت کار آنها .

.درجریان قراردادن مقام مافوق ازمواردی  که درحین رسیدگی به آنها برخورد میکند .

.محرمانه تلقی نمودن اطلاعاتی که در طول رسیدگی باآن برخورد میشود .

.انجام سایر وظایفی که در چهارچوب مسئولیتهای تعیین شده محول میگردد.

-3-2 ارتباطات سازمانی و جذب نیرو

مستقیم زیر نظر مدیر امورمالی و درغـیاب ایشان زیر نظر مدیر عامل یاجانشین تعیین شده انجام وظیفه می نمایند .

. ارتبـاط و همکاری با واحدهای  تابعه امورمالی وطرف حسابهای شرکت .

. لیسانس مرتبط با 4 سال سابقه کار یا فوق دیپلم مرتبط با 7 سال سابقه کار یا دیپلم با 10 سال سابقه کارمفید .

-3 حسابدارمدیریت

-1-3 خلاصه مسئولیتهـا و اخـتیارات

.مسئولیت نظارت و کنترل برعمـلیـات و نگهداری وثبت اطلاعات آماری و تسویه حساب مالی با پیمانکاران ، تنظیم و ارائه صحیح و بموقع گزارشات مالی در چهارچوب اصول و استانداردهای مورد قبول حسابداری , قوانین و مقررات جاری و دستورالعملهای مربوطه و نیز مسئولیت ایجاد هماهنگی لازم با سایر واحدهای تابعه امورمالی و سایر شرکتها یا نمایندگان آنها در پروژه ها -  صرفا" درحیطه مسئولیت های محوله -  بعهده مسئول این واحد میباشد .

. تهیه گزارشات مالیاتی .

.ارائه گزارشات بموقع در خصوص وضعیت بدهکاران شرکت و پیش پرداخت ها .

3-2-شرح وظایف

.انجام کلیه امور محـوله صرفـا" بر اساس روشهای مدون , آئین نامه ها و دستورالعملها ی تصویب شده و در صورت عـدم دسترسی به روشهای لازم درزمینه های مـورد نظر یا تشخیص ضرورت تعـدیل روشهای مـوجـود استعلام موضوع از مقام مافوق قبل از هـرگـونه اقـدام اجـرائی .

.تهیه گزارش و اظهارنامه مالیات برارزش افزوده در مهلت های قانونی تعیین شده و پیگیری جهت تحویل موارد به مراجع مربوطه .

.ارائه گزارشات مالی مورد نیاز به مسئولین مافوق .

.تهیه گـزارشات تفکیکی و آماری و نمودارهای مقایسه ای مورد نیاز درهـر پروژه بصورت مستمر و موردی ، جهت ارائه به مدیریت .

.محاسبه وتعدیل ذخیره های موردنیاز درپایان دوره مالی ، نظیربازخـرید سنـوات خدمت کارکنان ، بازخرید مرخصی ، هزینه های تحقق نیافته و... .

.انجام سایر وظایفی که در چهارچوب مسئولیتهای تعیین شده محول میگردد.

3-3-ارتباطات سازمانی و جذب نیرو

.مستقیم زیر نظررئیس حسابداری و درغـیاب ایشان زیر نظر مدیر امورمالی انجام وظیفه می نمایند .

.ارتبـاط و همکاری با واحدهای  تابعه امورمالی وطرف حسابهای شرکت .

.لیسانس مرتبط با 3 سال سابقه کار یا فوق دیپلم مرتبط با پنج سال سابقه کار مفید.

4-حسابدار مالی

4-1-خلاصه مسئولیتهـا و اخـتیارات

.صدور اسناد جاری حسابداری .

.صدور اسناد اصلاحی .

.دریافت و بررسی اسناد ارسالی از سایر سیستم ها به حسابداری .

.تهیه لیست حقوق ماهانه .

.نگهداری و راهبری سیستم حقوق و دستمزد .

.نگهداری ، راهبری ، وتهیه گزارش از سیستم پرسنلی .

.تهیه لیست های ماهانه بیمه و اظهارنامه مالیاتی حقوق و دستمزد.

4-2-شرح وظایف

.انجام کلیه امور محوله صرفا"  بر اساس روشهای مدون , آئیننامه ها , دستورالعملهای تصویب شده و در صورت عدم دسترسی به روشهای لازم در زمینه های مورد نظر یا تشخیص ضرورت تعدیل روشهای موجود؛ استعلام موضوع از مقام مسئول مافـوق خود قبـل از هـرگونه اقـدام اجـرائی .

.صدورکـلیه اسناد حسابداری شرکت اعم از تنخواه گردانها , اموال و دارائیهای ثابت خریداری شده وفروش رفته ، درآمدها وفروش ، حقـوق ودستمزد ، اسناد اصلاحی ، و اعلام نواقص موجود درمستندات ارسالی ، به واحدها یااشخاص ارجاع دهـنده .

.  نگهداری وکاربری سیستم نرم افزاری  مالی شرکت وتهیه نسخه پشتیبانی بصورت هفتگی از اطلاعات موجود و نگهداری آنها در محل امن پس از اطمینان از صحت اطلاعات کپی برداری شده.

.دریافت و بررسی کلیه اسناد ارسالی از سایر سیستم ها به سیستم حسابداری .

.تهیه پرینت اسناد و الصاق مدارک مربوطه جهت ارائه سند به رئیس حسابداری در فاصله زمانی تعیین شده .

.نگهداری وراهبـری سیستم های مکانیزه حقوق و دستمزد وثبت ماهانه اطلاعات لازم در آن و کاربری سایر سیستمهای نرم افزاری مـوجود .

.محاسبه وصدور اسناد پرداخت  و کـنترل حسابهای مربوط به  پرسنل از قبیل وام پرسنلی ، مساعده ، حق ماموریت ، حقوق معـوقه ،حق الزحمه ، تسویه حساب با کارکنان و... وتهیه سوابق جهت ارائه به بایگانی مالی و اداری .

.تهیه و کنترل لـیستهای مربوط به  حقـوق و دستمزد ماهانه ، اظهارنامه ماهانه مالیاتی و لیست بیمه وتهیه فـیش پرداخت حقـوق کارکنان جهت ارائه به اموراداری .

.ثبت بموقع دفاترقانونی (روزنامه وکل) براساس اسناد قطعی شده حسابداری یاخلاصه اسناد حسابداری تهیه شده از سیستم کامپیوتری ، مطابق آئین نامه ثبت ونگهداری دفاترقانونی مصوب وزارت اموراقتصادی ودارایی .

.انجام سایر وظایفی که در چهار چوب مسئولیتهای تعیین شده محول میگردد.

4-3-ارتباطات سازمانی و جذب نیرو

.مستقیم زیر نظر رئیس حسابداری و در غیاب ایشان زیر نظر مدیرمالی انجام وظیفه می نمایند .

.ارتبـاط و همکاری با واحدهای  تابعه امورمالی وطرف حسابهای شرکت .

.لیسانس مرتبط با یکسال سابقه کاریا فوق دیپلم با 3 سال سابقه کارمفـید .

5-مسئول خزانه داری

5-1-خلاصه مسئولیتهـا و اخـتیارات

.نگهداری و کنترل حسابهای بانکی شرکت.

.صدور ودریافت اسناد پرداختنی و دریافتنی .

.نگهداری تنخواه گردان و سایر وجوه نقد و اوراق بهادار .

.رفع مغایرات بانکی .

.نگهداری اسناد مالی و کلیه امور بایگانی مالی و اداری.

.پیگیری امور مربوط به ضمانتنامه های بانکی و اعتبارات .

.ثبت اسناد حسابداری مرتبط .

5-2-شرح وظایف

.انجام کلیه امور محوله صرفا"  بر اساس روشهای مدون , آئیننامه ها , دستورالعملهای تصویب شده و در صورت عدم دسترسی به روشهای لازم در زمینه های مورد نظر یا تشخیص ضرورت تعدیل روشهای موجود؛ استعلام موضوع از مقام مسئول مافـوق خود قبـل از هـرگونه اقـدام اجـرائی .

.بایگانی کلیه نامه ها , اسناد حسابداری و مدارک وارده به امـورمالی با مجوز مدیرمالی درفایل ها وپرونده های طبقه بندی شده مشخص بگونه ای که دسترسی به آنها درحـداقل زمان ممکن میسرباشد.

.تلاش در جهت حفظ و نگهداری کلیه مدارک موجود در بایگانی.

.نگهداری و راهبری و ثبت اطلاعات خزانه داری در سیستم خزانه داری و تهیه گزارشات لازم از سیستم و تهیه نسخه پشتیبان حداقل بصورت ماهانه و نگهداری آن درمحل امن .

.دریافت و نگهداری کلیه وجوه نقد و اسناد دریافتنی دریافت شده از اشخاص و صدور فرمهای رسید و آماده سازی آنها جهت واگـذاری به بانک در اسـرع وقـت .

.ارائه چکهای دریافتی به بانک ، پس ازانجام پشت نویسی و امضاء مقام مجازو کنتـرل های تکمیلی لازم .

.دریافت اسناد تضمینی از اشخاص حقیقی وحقـوقی ، درارتباط با قراردادهای فیمابین، یا سایراسناد تضمینی و اوراق بهادارمربوط به شرکت که از سوی مدیرمالی ارجاع می گردد وحفاظت ونگهداری آنها درمحل امن (گاوصندوق ) وارائه یک نسخه از رسید واصل مدارک به حسابداری .

.صدور چک پس ازدریافت فرم مجوزصدور ومنطبق با مفاد آن وارسال چک های صادره به همراه اسناد مربوطه جهت امضاء مدیریت .9-2-6- نگهداری دسته چک ها یا چکهای صادره در جریان امضاء، یا امضاء شده، تا زمان تحویل به ذینفع .

.  پیگیری امور مربوط به بانک ودریافت چکهای برگشتی ازطریق مراجعه مستمرومنظم به بانکهایی که شرکت درآنها دارای حساب می باشد ودریافت کلیه اعلامیه های بانکی وغیره ، جهت ارائه به حسابداری  پس از گزارش به مافوق .

.نگهداری صندوق نقدی یا تنخواه گردان شرکت و انجام پرداختهای مجاز ومرتبط با ماموریت تنخواه گردان در چارچوب آئین نامه

.تهیه صورت گردش صندوق وارسال اسناد پرداخت به حسابداری جهت کنترل وتامین موجودی .

.کنترل مستمر نقدینگی و تهیه گزارشات روزانه ازموجودی بانکها و کلیه دریافت و پرداختها .

.   ثبت و نگهداری روزانه صورت موجودی کلیه اسناد و اوراق بهادار موجود در صندوق .

.تهیه پیش نویس نامه ها و مکاتبات مربوط به جابجایی حسابها یا سایر موارد مرتبط با بانک های شرکت با اخذ مجوز مدیر مالی و پیگیری آنها تا حصول نتیجه نهایی .

.تهیه گزارشات مستمر یا خاص مورد نیاز بر اساس اطلاعات موجود و مرتبط با فعالیت خزانه داری.

.بررسی و کنترل صحت متن چک های صادره  با درخواست چک و مستندات پیوست و رعایت کلیه موارد ایمنی لازم در متن چک.

.تحویل مدارک واسناد موجود دربایگانی ،به کارکنان یا سایراشخاص مجاز، برای استفاده در امورمـرتبط  در قبال اخذ رسید.

.مراجعه به بانک ها جهت وصول چک های صادره (تنخواه گردان ، حقوق ، ... ) یا جابجایی و وصول چک های دریافت شده از مشتریان شرکت .

.تحویل چک های صادر شده به همراه فرم ها و مدارک مربوطه به شعب سازمان تامین اجتماعی ، سازمان امور مالیاتی و ... در مهلت قانونی مقرر.

.تحویل مدارک و مکاتبات خاص مالی به ادارات و سایر شرکتهای ذینفع .

.پرداخت حقوق کارکنان یا سایر پرداختهای نقدی دارای مجوز پرداخت .

.پیگیری ضمانتنامه های بانکی درخواست شده از بانکهای طرف حساب و اقدام درجهت تکمیل امضاء و مدارک لازم جهت آنها .

.پیگیری جهت ابطال ضمانتنامه های منقضی شده و دریافت مدارک و وثیقه های مربوطه از بانک ها .

.تهیه کلیه گزارشات مورد نیاز در خصوص حسابهای بانکی و موجودیهای نقد وسایر گزارشات مرتبط با خزانه داری.

.تهیه کلیه گزارشات مرتبط با وضعیت ضمانتنامه های بانکی و اسناد تضمینی و وثائق .

.محاسبه و کنترل کارمزدهای بانکی بمنظور اطمینان از صحت محاسبه آن و صدور اسناد حسابداری مربوطه .

.صدور کلیه اسناد حسابداری مربوط به دریافت و پرداخت ووصول یا برگشت چک ها واعلامیه های صادره از سوی بانک.

.مراقبت و نگهداری اطلاعات سیستم های نرم افزاری تحویل گرفته شده و پیگیری جهت پشتیبانی و رفع مشکلات احتمالی آنها از شرکتهای مربوطه .

.تحویل خلاصه لیست ماهانه حقوق و سایر مدارک مرتبط به سازمان امور مالیاتی در مهلت مقرر.

.تحویل گزارشات خرید و فروش فصلی و مدارک مربوط به مالیات ارزش افزوده به سازمان امور مالیاتی در مهلت مقرر.

.- انجام سایر وظایفی که در چهار چوب مسئولیتهای تعیین شده ازسوی مدیرمالی محول میگردد.

5-3-ارتباطات سازمانی و جذب نیرو

.مستقیم زیر نظر سرپرست حسابداری و در غیاب ایشان زیر نظر مدیرمالی انجام وظیفه می نمایند .

.ارتبـاط و همکاری با واحدهای  تابعه امورمالی وطرف حسابهای شرکت .

.لیسانس مرتبط با یکسال سابقه کاریا فوق دیپلم با 2 سال سابقه کار یا دیپلم  با 4 سال سابقه کارمفـید .

6-تحصیلـدار

6-1-خلاصه مسئولیتهـا و اخـتیارات

.حمل بسته ها ، نامه ها و سایر لوازم از شرکت جهت اشخاص و بالعکس .

.دریافت مطالبات اسناد دریافتنی ، قراردادها و... ازمشتریان یا سایر اشخاص .

.دریافت وجه نقد و چک از بانک یا بالعکس  .

.پیگیری امور مربوط به سازمان تامین اجتماعی جهت کارکنان.

.مراجعه به ادارات ، سازمانها وسایر شرکتها ، بمنظور پیگیری و انجام امور اداری شرکت .

.انجام امور مربوط به ثبت سفارشات خارجی .

6-2-شرح وظایف

.انجام کلیه امور محوله صرفا"  بر اساس روشهای مدون , آئیننامه ها , دستورالعملهای تصویب شده و در صورت عدم دسترسی به روشهای لازم در زمینه های مورد نظر یا تشخیص ضرورت تعدیل روشهای موجود؛ استعلام موضوع از مقام مسئول مافـوق خود قبـل از هـرگونه اقـدام اجـرائی .

.نگهداری وحفظ کلیه اقلام دریافت شده تا زمان تحویل به مراجع تعیین شده یا ارجاع به مسئول مربوطه  .

.ارسال کلیه نامه ها و بسته های تحویل شده به شرکت یا اشخاص تعیین شده در زمان معین.

.تحویل کلیه مرسولات و بسته های پستی به دفاتر و ادارات پست وارائه رسید مربوطه به مسئول تنخواه گردان پس از اخذ تائید مدیر اداری .

.دریافت کلیه چک ها اوراق بهادار وسایر مدارک اعلام شده از سوی مدیریت از اشخاص تعیین شده .

.  واگذاری چکها و وجوه نقد دریافت شده توسط امور اداری ، به بانک یا به سایر اشخاص اعلام شده .

.ارتباط تلفنی مستمر و منظم با مدیرامور اداری یا سایرپرسنل  (با توجه با نوع کار محول شده ) از خارج شرکت .

.مراجعه دوره ای به شعبه یا کارگزاری های سازمان تامین اجتماعی بمنظور تمدید یا صدور دفترچه های درمان یا سایر امور مرتبط  بیمه کارکنان .

.تحویل لیست و سایر مدارک مربوط به پرداخت حق بیمه ماهانه کارکنان شرکت به سازمان تامین اجتماعی یا سایر سازمانهای بیمه ای مرتبط با شرکت ..

.انجام امور اداری مرتبط با مدیران ارشد شرکت .

.مراجعه به وزارت بازرگانی و سایر مراجع مرتبط جهت انجام امور مربوط به ثبت سفارشات خارجی .

.- مراجعه به سازمانها و ادارات جهت پیگیری و انجام امور درخواست شده توسط واحد بازرگانی .

.- انجام سایر وظایفی که در چهار چوب مسئولیتهای تعیین شده محول میگردد.

6-3-ارتباطات سازمانی و جذب نیرو

.مستقیم زیر نظر مدیر اداری و در غیاب ایشان زیر نظر مدیر مالی یا جانشین وی انجام وظیفه می نمایند .

.ارتبـاط و همکاری با واحدهای  تابعه امورمالی وطرف حسابهای شرکت .

.- حداقل تحصیلات سوم راهنمایی  با دوسال سابقه کار کارمفـید .

7-مسئول اداری (کارگزینی)

7-1-خلاصه مسئولیتهـا و اخـتیارات

.ایجاد و تکمیل پرونده های پرسنلی.

.امور بایگانی مکاتبات و مدارک پرسنلی .

.پیگیری و اجرای طرح های انگیزشی و رفاهی  مصوب مرتبط با کارکنان.

.- ایجاد ارتباط و تعامل با کارکنان بمنظور رفع مشکلات و نیازهای آنها در چارچوب آئین نامه ها و رویه های موجود در سازمان.

.انجام امور اداری مربوط به قطع همکاری پرسنل .

.- تهیه قراردادها ی کار جهت کارکنان و پیگیری تکمیل آنها در زمان مقرر.

.- کلیه امور مربوط به بیمه های شرکت.

.- امور مربوط به آموزش کارکنان .

7-2-شرح وظایف

.تشکیل پرونده جهت کلیه کارکنان.

.کنترل و تکمیل مدارک اولیه پرسنلی جهت نگهداری در پرونده.

.پیگیری رفع نواقص مدارک پرسنلی از کارکنان تا زمان رفع نقص.

.پیگیری صدور کارت پرسنلی و ثبت نام کارکنان جدیدالاستخدام در سیستم حضور و غیاب.

.- ثبت کلیه اطلاعات پرسنلی مورد نیاز در سیستم پرسنلی.

.اعلام شروع بکار یا خاتمه کار کارکنان به نگهبانی و امور مالی و سایر مبادی ذینفع در اسرع وقت .

.صدور برگه مرخصی جهت کارکنان پس از انجام کنترل های لازم برابر آئین نامه های مربوطه.

.ثبت برگه های مرخصی در کاردکس و سیستم های پرسنلی و حضوروغیاب.

.کنترل حضور و غیاب کارکنان و پیگیری نواقص ثبت ورود و خروج در سیستم حضور و غیاب تا زمان تعیین تکیف نهایی و ثبت موارد در سیستم.

.تهیه کلیه گزارشات مورد نیاز مقام مافوق از سیستم حضور و غیاب و سیستم پرسنلی و تهیه گزارشات خاص بصورت دستی یا کامپیوتری بر حسب مورد.

.تهیه پیش نویس کلیه مکاتبات مرتبط با کارکنان پس از تکمیل مدارک و مستندات مرتبط ، جهت ارائه به مدیر اداری.

.تهیه وتحویل کلیه معرفی نامه ها و سایر مکاتبات پرسنلی مجاز ، به پرسنل ذیربط.

.بلاغ کلیه دستور العمل ها و اطلاعیه های مرتبط با کارکنان و اطمینان از اطلاع کلیه افراد ذینفع از مفاد آنها به نحو مقتضی .

 .نظارت مستمر بر حسن اجرای بخشنامه ها و رویه های پرسنلی شرکت و اعلام بموقع محدودیتها و موانعی که موجب عدم اجرای صحیح آنها می گردد به مدیر اداری .

.انجام هماهنگی های لازم با کارکنان به منظور برگزاری جلسات عمومی و خاص اعلام شده از سوی مدیر اداری.

.پیگیری و اجرای کلیه طرح های رفاهی و انگیزشی کارکنان که از سوی مدیر اداری بصورت مستمر یا دوره ای یا موردی اعلام می گردد.

.تهیه و تکمیل فرم های تسویه حساب کارکنانی که با شرکت قطع همکاری نموده اند و پیگیری تکمیل آنها تا زمان ارائه به امور مالی .

.مراجعه به ادارات کار،تامین اجتماعی و ...  به منظور حضور در جلسات یا تحویل و دریافت نامه ها و ابلاغیه ها.

.دقت و مراقبت مستمر در نگهداری اسناد و مدارک و مکاتبات پرسنلی با رعایت اصل محرمانه بودن کلیه اطلاعات پرسنلی

.بایگانی کلیه مکاتبات و مدارک پرسنلی در پرونده پرسنل ذیربط یا سایر پرونده ها براساس نظر مدیر اداری.

.تنظیم قرارداد های کار جهت پرسنل جدید الاستخدام و تمدید قرارداد با سایر پرسنل قبل ازانقضا مدت قرارداد قبلی، پس از اخذ تائید و نظرات اصلاحی مدیر اداری و پیگیری تا زمان امضاء قرارداد و ارجاع آن به امور اداری در اسرع وقت .

.مراقبت و نگهداری اطلاعات سیستم های نرم افزاری تحویل گرفته شده و پیگیری جهت پشتیبانی و رفع مشکلات احتمالی آنها از شرکتهای مربوطه .

.ثبت نام واعلام ورود کارکنان جدیدالاستخدام و افراد تحت تکفل آنها و اعلام خروج پرسنلی که با شرکت قطع همکاری نموده اند به شرکت بیمه گر درمان تکمیلی .

.صدور معرفی نامه و دریافت و ارسال مدارک پزشکی کارکنان جهت دریافت خسارت یا معرفی به بیمارستان به شرکت بیمه گر درمان تکمیلی .

.پیگیری ودریافت هزینه های درمان کارکنان از شرکت بیمه گر درمان تکمیلی و پرداخت وجه مربوطه به افراد ذینفع برابر آئین نامه.

.پیگیری جهت صدور سایر بیمه نامه های مورد نیاز شرکت از طریق شرکت بیمه طرف قرارداد .

.پیگیری ، اطلاع رسانی بموقع و ثبت نام و دوره های آموزشی مورد تائید شرکت جهت کارکنان .

.انجام سایر وظایفی که در چهار چوب مسئولیتهای تعیین شده محول میگردد.

7-3-ارتباطات سازمانی و جذب نیرو

.مستقیم زیر نظر مدیر اداری و در غیاب ایشان زیر نظر مدیر عامل انجام وظیفه می نمایند .

.ارتبـاط و همکاری با واحدهای  تابعه وسایر واحد های شرکت .

.لیسانس مرتبط با 2 سال سابقه کار یا فوق دیپلم با 3 سال سابقه کار یا دیپلم با 5 سال سابقه کار در زمینه امور اداری و کارگزینی  .

8=مسئول خدمات (آبدارچی)

8-1-خلاصه مسئولیتهـا و اخـتیارات

.نظافت روزانه اتاق ها وراهرو .

.نظافت میزها ، و اثاثیه اداری .

.امور مربوط به ناهار کارکنان (گرم کردن غذا و شستشوی ظروف).

.پذیرایی از مشتریان  و سایر میهمانان .

.جابجا یی و حمل اثاثیه و لوازم داخل شرکت .

.کنترل و نظافت سرویس های بهداشتی .

8-2-شرح وظایف

.انجام کلیه امور محوله صرفا"  بر اساس روشهای مدون , آئیننامه ها , دستورالعملهای تصویب شده و در صورت عدم دسترسی به روشهای لازم در زمینه های مورد نظر یا تشخیص ضرورت تعدیل روشهای موجود؛ استعلام موضوع از مقام مسئول مافـوق خود قبـل از هـرگونه اقـدام اجـرائی .

.نگهداری وحفظ کلیه اقلام تحویل شده مربوط به آبدارخانه .

.تهیه چای و سرو آن در ساعات تعیین شده بین کارکنان .

.پذیرایی از ارباب رجوع ، مشتریان و سایرمراجعین به شرکت به نحو مقتضی.

.انجام نظافت بموقع کف ( کشیدن جارو و طی)، پنجره ها ، سرویس های بهداشتی و سایر نقاط شرکت .

.گردگیری و نظافت روزانه میزها، تلفن، کامپیوتر وسایراثاثیه اداری موجود درشرکت.

.نظافت هفتگی تلفن ها، لیوان، بشقاب و سایر ظروف با مواد ضدعفونی کننده (الکل و وایتکس و...).

.نظافت دوره ای اثاثیه اداری موجود با مواد پاک کننده (آب و صابون وغیره.. .)

.تخلیه سطل زباله داخل اتاق ها و انتقال روزانه زباله به خارج از شرکت .

.جابجایی اثاثیه و ماشین آلات اداری با هماهنگی مسئول مربوطه .

.گرم کردن و آماده کردن ناهار کارکنان صرفا در زمانهای مقررو شستشوی ظروف غذا پس از خاتمه زمان ناهار.

.نگهداری و مواظبت ازگل ها و  گلدانها.

.باز کردن درب وآماده سازی واحدها قبل از شروع ساعت کار پرسنل و بستن درو خـاموش کردن چراغ ها پس از خاتمه ساعـت کار و خـروج کلیه کارکنان از محل شرکت .

.کنترل شیرهای آب و گاز وشوفاژدر زمان خروج از شرکت.

.انجام تعمیرات جزیی ساختمان و اثاثیه شرکت .

.انجام خریدهای محلی و جزیی وسایر امور کارکنان با هماهنگی مدیر اجرایی .

.گزارش بموقع کمبودها و موجودی مایحتاج مصرفی مورد نیاز (قند، چای و ...) به مسئول مستقیم .

.انجام سایر وظایفی که در چهار چوب مسئولیتهای تعیین شده محول میگردد.

 .ارتباطات سازمانی و جذب نیرو

.مستقیم زیر نظر مدیراجـرایی و در غیاب ایشان زیر نظر جانشین وی انجام وظیفه می نمایند .

.سیکل با دوسال سابقه کاریا دیپلم با یکسال سابقه کارمفـید .

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

مطالب تازه